Nomor resi, nomor airway bill, atau nomor bill of lading memberi Anda jendela untuk melihat posisi kiriman, tetapi status yang tampil tidak selalu mudah dipahami. "Arrived at sort facility" berarti apa? Kapan status "on hold" perlu ditindaklanjuti? Panduan ini menjelaskan cara membaca status tracking kiriman kargo udara dan laut, mana yang cukup dipantau dan mana yang menuntut tindakan, serta siapa yang sebaiknya dihubungi ketika status berhenti. Penjelasan status udara memakai panduan resmi DHL sebagai contoh carrier; istilah carrier lain bisa berbeda, jadi baca panduan carrier yang Anda gunakan.
Artikel ini berfokus pada kargo untuk eksportir dan pembeli B2B: hubungan nomor AWB, bill of lading, dan nomor kontainer dengan dokumen ekspor, cara membaca status udara dan laut, serta tindakan yang pantas di tiap tahap.
Status tracking kiriman kargo: gambaran alurnya
Setiap kiriman melewati beberapa titik pemeriksaan: penjemputan atau penyerahan, pemrosesan di gudang atau gateway, pengangkutan, kedatangan di negara tujuan, proses kepabeanan, dan pengantaran akhir. Setiap kali kiriman melewati titik itu, sistem carrier memperbarui status. Karena itu, status yang tidak berubah selama beberapa waktu tidak selalu berarti masalah; kadang kiriman memang sedang berada dalam penerbangan atau pelayaran.
Ada tiga hal yang perlu Anda bedakan saat membaca status:
- Status informasi. Menunjukkan kemajuan normal dan tidak membutuhkan tindakan.
- Status yang memberi peluang tindakan. Misalnya saat dokumen perlu dikirim atau penerima perlu menghubungi agen kepabeanan.
- Status peringatan. Menuntut tindakan segera dari pengirim atau penerima agar kiriman bisa berjalan lagi.
Anda bisa memantau kiriman Intrasia melalui halaman lacak kiriman. Nomor yang dimasukkan harus sesuai dengan yang tertera pada dokumen pengiriman Anda.
Tahapan umum kargo udara
Pada kargo udara berbasis airway bill (AWB) lewat forwarder atau maskapai, istilah yang lazim antara lain booked (ruang dipesan), received at origin (barang diterima gudang kargo), departed (pesawat berangkat), arrived (tiba di bandara tujuan), dan ready for pickup (siap diambil setelah proses pabean). Istilah persisnya berbeda antar maskapai dan forwarder, jadi cocokkan dengan panduan penyedia Anda. Tabel di bawah ini bukan tracking AWB, melainkan contoh status layanan paket ekspres DHL Express.
Untuk layanan ekspres, halaman DHL DHL Shipment Tracking Status Explained (diperbarui Februari 2026, dicek Oktober 2026) membagi status DHL Express menjadi tiga kelompok seperti di atas. Beberapa contoh yang dijelaskannya:
| Status DHL | Arti menurut DHL | Tindakan |
|---|---|---|
| Shipment Information Received | Kiriman telah dibuat di sistem dan nomor waybill terbit | Tidak perlu |
| Arrived At Sort Facility | Kiriman tiba di pusat penyortiran, dan status ini bisa muncul berkali-kali sepanjang perjalanan | Tidak perlu |
| Clearance Processing Complete | Kiriman telah lolos proses bea cukai negara tujuan | Tidak perlu |
| Shipment Picked Up | Kurir telah menjemput kiriman | Pengirim mengirim dokumen seperti airway bill dan invoice ke penerima; penerima menyiapkan dokumen untuk pelepasan |
| Processed For Clearance | Kiriman diperiksa dan dokumen ditinjau oleh bea cukai | Pengirim atau penerima menanyakan status ke agen kepabeanan lokal |
| Shipment is On Hold | Kiriman berhenti di salah satu titik perjalanan | Hubungi layanan pelanggan lokal carrier dan ikuti instruksinya |
| On Hold Awaiting Payment of Shipment Related Fees | Kiriman tertahan karena biaya belum dibayar, misalnya bea dan pajak impor | Penerima mengonfirmasi tagihan dan membayar |
| Returned to Shipper | Kiriman kembali ke pengirim karena alasan seperti masalah bea cukai, penolakan penerima, atau pembayaran | Pengirim atau penerima menghubungi layanan pelanggan |
DHL juga menyarankan agar pembaca menghubungi DHL bila status tidak berubah lebih dari tiga hari. Itu rekomendasi DHL untuk layanan ekspresnya; carrier lain atau jalur kargo lain punya ritme pembaruan berbeda.
Tahapan umum kargo laut
Pada kargo laut, status biasanya mengacu pada nomor bill of lading atau nomor kontainer. Istilah persisnya berbeda antarpelayaran, tetapi urutan umumnya serupa: pemesanan dikonfirmasi, barang atau kontainer diterima di terminal, kontainer dimuat ke kapal, kapal berangkat, transit di pelabuhan antara bila ada, kapal tiba, kontainer dibongkar, proses kepabeanan di tujuan, lalu pengambilan atau pengantaran. Untuk LCL, ada tambahan tahap konsolidasi di gudang sebelum pemuatan dan tahap pemisahan di tujuan.
Contoh istilah umum pada tracking laut dan tindakan yang biasanya sesuai:
| Istilah umum | Maksudnya | Tindakan |
|---|---|---|
| Gate-in | Kontainer atau barang diterima di terminal atau gudang muat | Pastikan dokumen sudah dikirim sebelum batas serah |
| Loaded on vessel | Kontainer sudah dimuat ke kapal | Perbarui PEB bila data BL berubah, dan beri tahu buyer |
| Departed / transshipment | Kapal berangkat atau berpindah di pelabuhan antara | Pantau estimasi kedatangan sebagai perkiraan |
| Discharged | Kontainer dibongkar di pelabuhan tujuan | Buyer atau agen menyiapkan pengeluaran barang dan pembayaran biaya lokal |
| Gate-out / delivered | Kontainer keluar dari terminal atau barang diserahkan | Konfirmasi penerimaan dan kondisi barang |
Istilah ini bersifat umum dan dapat berbeda antarpelayaran; baca halaman tracking pelayaran yang Anda gunakan.
Karena jadwal laut dapat bergeser, pembaruan estimasi kedatangan sering berubah. Jangan memakai estimasi sebagai janji kepada buyer; catat sebagai perkiraan dan perbarui bila carrier mengubahnya. Pembahasan jalur laut untuk eksportir kecil ada di artikel sea freight untuk kiriman bulk UMKM.
Hubungan nomor tracking dengan dokumen ekspor
Nomor yang Anda lacak berasal dari dokumen pengangkutan, yaitu airway bill untuk udara dan bill of lading untuk laut. FAQ Tata Laksana Ekspor di situs Bea Cukai (dicek Oktober 2026) menyebut bahwa pada pengisian nomor BL atau AWB di PEB, eksportir dapat mencantumkan nomor master maupun house BL atau AWB. FAQ itu juga menyebut bahwa data BL dipakai petugas sebagai data tambahan untuk rekonsiliasi dengan outward manifest bila PEB dan outward manifest belum dapat direkonsiliasi secara sistem, dan menyarankan pembetulan data PEB bila tanggal BL berubah setelah muatan. Artinya, nomor tracking yang Anda berikan kepada buyer sebaiknya sama dengan yang tercantum di dokumen. Daftar dokumen lain ada di checklist dokumen ekspor wajib.
Status yang perlu ditindaklanjuti
Tidak semua status membutuhkan tindakan, tetapi yang berikut sebaiknya langsung ditanggapi:
- Kiriman ditahan. Tanyakan alasan penahanan kepada layanan pelanggan carrier dan siapkan dokumen yang diminta.
- Menunggu pembayaran biaya. Biasanya terkait bea dan pajak impor. Beri tahu penerima agar mengonfirmasi dan membayar tepat waktu.
- Informasi penerima kurang. Dokumen atau data penerima perlu dilengkapi.
- Percobaan pengantaran gagal. Pastikan penerima tersedia dan alamat dan nomor telepon benar.
- Dikembalikan ke pengirim. Cari penyebabnya dan putuskan apakah dikirim ulang atau dibatalkan.
Semakin cepat tindakan diambil, semakin kecil peluang biaya tambahan atau pengembalian barang. Panduan kiriman udara bagi eksportir ada di optimalkan ekspor via udara.
Menyampaikan status kepada buyer
Buyer biasanya tidak ingin membaca daftar status mentah; mereka ingin tahu apakah barangnya aman dan kapan perlu bertindak. Terjemahkan status carrier menjadi pesan singkat yang jelas. Misalnya, bila status menunjukkan kiriman sudah tiba di negara tujuan dan sedang diproses bea cukai, sampaikan bahwa barang sudah berada di negaranya, bahwa proses pemeriksaan dokumen berjalan, dan bahwa mereka mungkin dihubungi agen kepabeanan untuk dokumen atau pembayaran bea dan pajak impor.
- Kirim nomor tracking sedini mungkin. Tentang kapan nomor diterbitkan, ikuti informasi dari carrier atau penyedia layanan Anda.
- Jelaskan status yang membutuhkan peran buyer. Misalnya penerima perlu menyiapkan dokumen atau membayar tagihan agar kiriman diproses.
- Gunakan kata "perkiraan" untuk tanggal. Estimasi kedatangan dapat berubah, dan menyebutnya sebagai janji akan merusak kepercayaan.
- Dokumentasikan percakapan. Simpan pesan dan tangkapan layar status sebagai bukti bila terjadi perselisihan.
Menghubungi pihak terkait
Siapa yang dihubungi bergantung pada posisi masalah. Bila status berhenti sebelum keberangkatan, hubungi penyedia layanan yang menjemput atau menerima barang. Bila sudah di negara tujuan dan menyangkut bea cukai, hubungi agen kepabeanan atau perwakilan carrier di negara itu, dan beri tahu penerima. Siapkan nomor resi atau BL, nama pengirim dan penerima, deskripsi barang, dan salinan invoice serta packing list sebelum menelepon atau menulis. Catat siapa yang Anda hubungi, kapan, dan apa jawabannya. Untuk layanan kirim paket ke luar negeri melalui Intrasia, gunakan kanal kontak resmi yang tercantum di situs.
FAQ: pertanyaan seputar tracking
Mengapa status kiriman tidak berubah?
Penyebabnya bisa keterlambatan pembaruan, proses bea cukai, atau kiriman sedang dalam perjalanan. DHL menyarankan menghubungi mereka bila status sama lebih dari tiga hari; carrier lain bisa berbeda.
Apa bedanya nomor resi dan nomor BL?
Nomor resi dipakai kurir untuk melacak paket. Nomor bill of lading dipakai pada kargo laut, dan airway bill pada kargo udara. Keduanya dicantumkan pada dokumen pengangkutan.
Apakah status "clearance processing complete" berarti sudah sampai?
Menurut DHL, status itu berarti kiriman telah melewati proses bea cukai negara tujuan, tetapi belum berarti sudah diantar. Pantau status berikutnya.
Siapa yang membayar bea masuk yang menahan kiriman?
Tergantung syarat penjualan yang disepakati dan aturan negara tujuan. Pastikan dengan buyer sebelum pengiriman.
